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個人事業主・法人企業のマイナンバー対応サポート

2016年1月より、マイナンバー制度の運用が開始されました。
個人事業主や法人企業の違い、またその規模などに関わらず、一人でも従業員を雇用している事業者は
このマイナンバー制度に対応する法的義務を負うことになります。
では、どのような対応が必要なのか?対応しないとどうなるのか?と言った疑問について述べたいと思います。

【マイナンバーに対応しないと罰せられる?!】
まず、マイナンバー制度は、正確には「社会保障・税番号制度」と呼ばれますが、
この制度は「マイナンバー法」によって詳細が規定されています。
そして、この「マイナンバー法」は、今施行されている「個人情報保護法」の「特別法」という位置付けです。
「マイナンバー」は、とても重要な個人情報であるため、その取り扱いについては厳しく定められており、
情報漏えいの状況によっては「四年以下の懲役または200万円以下の罰金」 という、
個人情報保護法にも無かったような非常に重い罰則規定が設けられています。
それほど安全な管理を事業者に課しているということです。
個人事業主や法人企業は、例え一従業員が情報漏えいや不正取得をした場合であっても
管理体制の構築責任や監督責任を問われることになります。
当然、罰則規定も設けられています。

したがって、従業員を一人でも雇用している事業者は、
すぐにそして慎重に対応する必要があるといえるでしょう。


以下に、自営業者や法人企業が行うべきマイナンバー制度への対応について記しておきたいと思います。
  • 【事業者が行うべきマイナンバー対応について】

    【マイナンバー対応の流れ】
    まず始めに、
    ①社長や責任者がマイナンバーについて勉強します。
    変更しなければならない書類やいつ、どんなときに誰のマイナンバー収集する必要があるのか等です。

    次に、
    ②社内での取り扱いのルールを明確化・明文化します。
    保管場所や責任者などを定め、社内規程の作成や就業規則の変更を行います。

    そして、
    ③従業員への周知活動を行います。
    社内勉強会や通知文書を用いて従業員一人一人に重要性を認識してもらいます。

    ここまでがマイナンバー制度導入前である2015年12月、遅くとも2016年1月初頭までの段階です。
    準備が整ったら、
    ④マイナンバーの収集を行います。
    本人確認をしながら、取り扱いルールにのっとってマイナンバーを集めます。

    ⑤集めたマイナンバーを適切に管理します。
    厳重管理、そして不要になれば「安全な破棄」も必要です。

    【副業を認める?】
    マイナンバー制度の導入に伴い、社会問題となってきているのが「従業員の副業」です。
    これは、会社には今まで隠して副業していたが、マイナンバー制度導入でそれが勤務先にバレるのではないか
    という心配をする人が多いところから話として大きくなっているものです。
    副業収入によって生活を維持している方々にとっては、副業がバレるバレないは死活問題だからです。
    一昔前であれば、従業員の副業は禁止というのが当たり前でした。
    ところが、インターネットビジネスなど自宅で簡単に副業を始めることができる時代となったこともあり、
    会社勤めをしながら別に副収入を得ているといったことは珍しいことではなくなってきています。
    現在は条件付きで副業を認める企業も増えていることから、
    「副業は禁止」、「副業は懲戒」などと言った単純な社内ルールでは、
    バレることに怯えながらの勤務による生産性の低下や
    最悪の場合、副業を認めている同業他社への転職など、
    雇用する事業者にとってみれば事業経営に支障を来たすような問題にもなりかねません。
    したがって、この機に「従業員の副業」について一度考えられてはいかがでしょうか?
    もちろん副業と言ってもピンキリで、本業に支障の無いものから、掛け持ち疲れで影響のあるもの、
    同業他社への勤務などあり得ない大きな問題を含んだものまで様々です。
    ですので、副業に関するルールをあらためてきちんと明確化し、
    従業員に示すこともマイナンバー制度導入にあたって行うべき事業者の対応の一つと言えるでしょう。

    【マイナンバー制度で副業はわかる?(バレる?)】
    ちなみに、マイナンバー制度が導入されたからといって従業員の副業がバレるということはありません。
    わかる(バレる)とすれば、給与から天引きする住民税の特別徴収の金額です。
    会社(事業者)には、5月ごろに従業員がそれぞれ住んでいる市区町村より住民税の通知が届きます。
    給与担当者などがこの通知を見たときに、例えば一般社員なのに経営幹部より住民税が高いとか、
    会社が給与から天引きする特別徴収ではなく、従業員が自ら納める普通徴収になっている等によって、
    この従業員は副業しているのではないかということになります。
    ですがこのような発覚の仕方は、本人が副収入を得てその分を真面目に確定申告をしているか、もしくは
    副業先の事業者がきちんと市区町村に給与支払報告書を提出している場合で、むしろ真面目な人物、
    きちんとした副業先であるということの裏返しでもあります。
    勤務先の兼業禁止規定を無視して副業している人を決して擁護するつもりではありませんが、
    別視点で見れば人よりも働き、人よりも稼いで、人よりも納税をしているという点ではある意味
    優秀な人材という見方もできるのかもしれません。
    もしこのような案件が社内で発覚した場合にどのような判断を下すのか、
    このあたりを明確にするためにも「従業員の副業」について定めておきたいところです。

    【法定スケジュールとその対応】
    さて、自営業者や法人企業の具体的なマイナンバー対応ですが、
    従業員の給料から所得税を源泉徴収して納税する手続きについては平成28年1月以降、
    従業員等の厚生年金、健康保険の加入等の手続きについては平成29年1月以降からとされています。
    また、民間企業が外部の個人に講演や原稿の執筆を依頼したり、
    弁護士や税理士に対しての報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。
    そのような場合にも、そうした外部の方からマイナンバーを提供してもらう必要が生じます。
    つまり、自社の従業員やその家族の分だけではなく、外部の方のマイナンバーも取り扱うということです。
    万が一漏洩してしまえば、行政からの重い罰則だけではなく、
    外部からの損害賠償請求にも応じなければならないリスクが高まるということです。
    したがって、平成28年1月までにマイナンバー対応の準備を済ませる必要があると言えるでしょう。
    おそらく、制度開始から当面の間のマイナンバー漏えいなどは、
    世間的にも大きく報じられることになると予測できます。
    そうなると、一発で吹き飛んでしまう事業者がほとんどだと思います。
    正直、恐ろしい制度・法律であり、ちょっとしたことでたちまち有名になってしまう怖い時期でもあります。
    慎重に、そして速やかに対応を進めていきたいところです。

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